Tutanak oluşturucu: okulda tutulan tutanakları dakikalar içinde hazırlayın
Tutanak, bir olayın, toplantının ya da teslim işleminin kim tarafından, ne zaman ve nerede gerçekleştiğini imzalarla kayıt altına alan belgedir. Okullarda öğrenci disiplin olaylarından yazılı kâğıtlarının teslimine, veli toplantılarından demirbaş devirlerine kadar pek çok işlem için tutanak tutulur. Bu araç, tutanağın başlığını, tarih-saat-yer bilgilerini, açıklama metnini ve imza alanlarını düzgün bir A4 sayfasına yerleştirir.
Hazır tutanak şablonları
- Olay tutanağı: Sınıfta, bahçede veya serviste yaşanan bir olayı tarafsız biçimde anlatmak için.
- Yazılı kâğıdı teslim tutanağı: Değerlendirilen sınav kâğıtlarının okul idaresine teslimini belgelemek için.
- Veli toplantısı tutanağı: Gündem maddeleri ve alınan kararlarla birlikte; isteğe bağlı olarak velilerin imzalayacağı imza sirküleri sayfası eklenir.
- Zümre toplantı tutanağı: Basit bir zümre toplantısı için gündem ve kararlar bölümüyle.
- Kılık-kıyafet / devamsızlık, demirbaş teslim, sınav mazeret/iptal ve serbest metinli genel tutanak.
Nasıl kullanılır?
- Şablonu seçin; başlık, konu ve örnek metin otomatik gelir.
- Tarih, saat ve yeri kontrol edin, metindeki “…” ile gösterilen yerleri doldurun.
- Katılımcıları “Ad Soyad - Unvan” biçiminde yazın veya Excel’den yapıştırın. İmza ızgarası satır başına 2, 3 ya da 4 kişi olacak şekilde otomatik dizilir.
- Veli toplantısı için öğrenci listesini e-Okul’dan kopyalayıp yapıştırın; numara, öğrenci adı, veli adı ve imza sütunlarından oluşan sirküler hazırlanır.
- PDF, Word veya doğrudan yazdırma ile çıktı alın.
İyi bir tutanak için ipuçları
Tutanakta yorum değil gözlem yazılmalıdır: “öğrenci saygısızdı” yerine öğrencinin ne söylediğini ve ne yaptığını yazın. Olaya tanık olan en az iki kişinin imzası belgenin güvenilirliğini artırır. Tutanağı olaydan hemen sonra düzenleyin, boş kalan satırları çizin ve bir kopyasını ilgili dosyada saklayın. Dosyalarınızı düzenlemek için klasör sırtlığı hazırlama, resmî talepler için dilekçe oluşturucu aracını kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tutanakta kaç imza olmalı?
Mevzuatta tek bir sayı yoktur; ancak uygulamada tutanağı düzenleyen kişiyle birlikte en az iki, tercihen üç kişinin imzası bulunur.
Veli imza sirkülerine e-Okul listesini nasıl aktarırım?
e-Okul’da Hızlı Ders Notu Girişi ekranında sınıfı listeleyip numaradan soyada kadar seçin ve kopyalayın. Yapıştırdığınızda numara, ad ve soyad otomatik ayrılır.
Word çıktısını düzenleyebilir miyim?
Evet. İnen .docx dosyası Word, LibreOffice ve Google Dokümanlar ile açılır; metin ve tablolar düzenlenebilir.
Girdiğim isimler kaydediliyor mu?
Hayır. Tüm işlemler tarayıcınızda yapılır; isimler ve metinler sunucuya gönderilmez.